Servicios y cobros en DentiLab, la cuenta corriente del paciente

En la mayoría de los consultorios, la deuda de un paciente vive en tres lugares a la vez: un cuaderno, la memoria de la recepcionista y un mensaje de WhatsApp. Los tres dicen cifras distintas, y la conversación incómoda llega cuando el paciente afirma que ya pagó y nadie puede demostrar lo contrario.

La pestaña Servicios y cobros reemplaza esos tres lugares por uno. Funciona como una cuenta corriente: los tratamientos suman, los abonos restan y el saldo se calcula solo. Este tutorial muestra cómo cargar un servicio, cómo registrar un abono —incluido el pago mixto, que es donde más se descuadra la caja— y qué hacer cuando algo se registró mal.

Qué va a lograr al final

• Cargar un tratamiento con su precio, descuento y pieza dental.
• Registrar un abono en efectivo, transferencia, tarjeta o combinando métodos.
• Leer el saldo corrido y saber de dónde sale cada número.
• Corregir un cobro mal registrado sin dejar la caja descuadrada.
• Entender por qué un cargo facturado se comporta distinto.

La cuenta corriente, de un vistazo

La pestaña muestra los movimientos del paciente en orden, con el saldo acumulado a la derecha. Los cargos son débitos, los abonos son créditos, y el saldo de la última línea es lo que ese paciente debe hoy.

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Que el saldo se muestre línea por línea, y no apenas al final, tiene un motivo práctico: cuando un paciente discute su deuda, lo que resuelve la conversación es poder señalar el movimiento exacto donde las cuentas se separaron. Con un total suelto hay que rehacer la suma delante de él.

Paso 1: cargar un servicio realizado

El botón Servicio, arriba a la derecha, abre el panel Registrar servicio.

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Los campos que importan:

• Del catálogo. Si el tratamiento está en el catálogo de servicios de la clínica, se elige de ahí y el precio viene cargado. Es lo que evita que la misma profilaxis se cobre a tres precios distintos según quién la registre.
• Valor y descuento separados. El descuento va en su propio campo, nunca restado del valor. Así queda registrado cuánto se dejó de cobrar, que es un número que a fin de mes conviene conocer.
• Diente. Opcional, pero cuando se llena, la cuenta corriente se vuelve legible: «endodoncia» repetida cuatro veces no dice nada; con el 36, el 46, el 16 y el 26 al lado, sí.
• Dentista. Alimenta la producción por profesional en Reportes. Dejarlo en «Sin asignar» funciona, pero después no se puede saber quién produjo qué.
• IVA. Va en su propio selector y por omisión está en 0 %. Si la clínica factura con impuesto, el momento de elegirlo es este y no el de emitir.

Si la clínica tiene el catálogo de servicios vacío, conviene cargarlo antes: es media hora que se paga sola en la primera semana.

Paso 2: registrar el abono

El botón Abono abre el panel Registrar abono: el monto, el método —efectivo, transferencia, tarjeta, cheque o PayPhone— y la referencia, que para una transferencia es el número del comprobante. Debajo del monto hay un atajo, Usar saldo, que carga de una vez todo lo que el paciente debe.

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Acá está el punto que más descuadra las cajas de los consultorios, y vale detenerse: cuando el paciente paga con dos métodos, hay que marcar la casilla «Pago mixto (más de una forma de pago)». Cincuenta dólares en efectivo y treinta con tarjeta no son un abono de ochenta en efectivo. Registrarlo como método único deja el total del paciente correcto y el arqueo de caja mal, porque a fin del día el efectivo contado no coincide con el efectivo registrado.

Es un error silencioso: nada falla, el saldo del paciente queda bien, y la diferencia solo aparece al cerrar la caja. Sobre cómo cerrarla bien está el artículo de arqueo de caja en un consultorio.

Un sistema de cobros no sirve para saber cuánto entró: eso lo dice el banco. Sirve para saber quién debe y desde cuándo, que es lo único que permite hacer algo al respecto antes de que la deuda envejezca.

Paso 3: leer el saldo sin equivocarse

Tres números que conviene distinguir:

• El saldo del paciente es la suma de sus cargos menos sus abonos. Es lo que se le cobra.
• La producción es la suma de los cargos, con o sin descuento. Es lo que la clínica trabajó, aunque todavía no lo haya cobrado.
• La caja es la suma de los abonos del día, por método. Es lo que hay que contar al cerrar.

Confundir producción con caja es el malentendido más común al empezar a usar un sistema: un mes con mucha producción y poca cobranza se ve excelente en el primer número y es un problema en el segundo. Quien quiera ver ese problema completo lo tiene en el artículo sobre cartera vencida en un consultorio dental.

Paso 4: corregir un cobro mal registrado

Ni los cargos ni los abonos se editan. Se anulan con un motivo y se registran de nuevo.

Es deliberado y conviene entender por qué. Un abono que se puede editar permite cambiar un monto después de haber cerrado la caja, y en ese momento el registro deja de servir como respaldo. Con la anulación queda todo: el movimiento original, quién lo anuló, cuándo y por qué, más el movimiento correcto.

Dos reglas prácticas:

• El motivo se escribe pensando en quien lo va a leer en tres meses. «Error» no explica nada; «monto mal digitado, eran 45 y se cargó 145» sí.
• Un cargo que ya está facturado no se anula directamente. Primero se anula la factura y después el cargo. La factura es un documento con validez tributaria y no puede quedar apuntando a un servicio que dejó de existir.

Paso 5: mirar la clínica completa

La cuenta corriente resuelve un paciente. Para ver el día entero está Servicios y cobros en el menú lateral, con lo facturado y lo cobrado del mes, la cartera por cobrar y los últimos movimientos de toda la clínica.

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Es la pantalla del cierre, y la que responde la pregunta incómoda: cuánto se trabajó, cuánto entró y cuánto quedó en la calle. La tarjeta de cartera por cobrar dice además cuántos pacientes tienen saldo, que es la lista por la que conviene empezar a llamar.

Preguntas frecuentes

¿Puedo cobrar un tratamiento antes de hacerlo?

Sí, y es frecuente con ortodoncia o prótesis: el paciente abona por adelantado. El abono se registra cuando entra el dinero y los cargos se van sumando a medida que el tratamiento avanza. Mientras el abono sea mayor que los cargos, el saldo queda a favor del paciente, que es correcto y se ve como tal.

¿Los cargos anulados afectan los reportes?

No. Toda consulta financiera del sistema excluye lo anulado, así que un cargo anulado no infla la producción ni un abono anulado infla la caja. Lo que sí queda es el registro de la anulación, para poder auditar qué se corrigió.

¿El descuento se resta del valor o se registra aparte?

Aparte, siempre. El valor es el precio del tratamiento y el descuento es lo que se decidió no cobrar. Restarlo a mano hace que el precio real del servicio desaparezca del sistema, y con él la posibilidad de saber cuánto se está descontando y a quién.

¿Qué hago si un paciente paga por dos pacientes distintos?

Se registra el abono en cada ficha por su parte correspondiente, no todo en una. Suena a trabajo extra y es lo que evita que, cuando la mamá pregunte cuánto debe cada hijo, nadie pueda responder.

Para cerrar el circuito

El cobro es el último eslabón de una cadena que empieza antes: el paciente se registra, se atiende y se documenta en una sesión clínica, y el tratamiento de esa sesión es el que se carga acá. Cuando los cuatro pasos se hacen el mismo día, el mes cierra solo.