Cobros y abonos en un consultorio dental, cómo registrarlos

El cuaderno de caja de un consultorio dental registra una sola cosa: cuánta plata entró hoy. Es información útil y es la mitad de lo que hace falta. La otra mitad —cuánto se le hizo a cada paciente— vive en la ficha clínica, en otro cuaderno, o en la memoria del profesional. Y como las dos mitades nunca se cruzan, nadie sabe quién debe cuánto.

Este artículo trata de cómo llevar esas dos mitades juntas sin volverse contador: qué se registra, cuándo, y qué hacer cuando algo se carga mal.

La respuesta corta

Un consultorio necesita registrar dos tipos de movimiento distintos por paciente:

• El servicio realizado, con su valor, el día que se hizo. Es una deuda que nace.
• El abono recibido, con su valor y su forma de pago, el día que se cobró. Es deuda que se salda.

La resta de los dos es el saldo del paciente. Con eso se responde todo lo demás: quién debe, cuánto produjo cada profesional, cuánto entró a caja, y qué falta facturar.

Registrar solo los abonos —que es lo que hace un cuaderno de caja— deja el saldo imposible de calcular.

Los dos no ocurren el mismo día

Esta es la particularidad del rubro y la razón por la que el cuaderno de caja se queda corto.

En un negocio normal el servicio y el pago coinciden. En odontología casi nunca: se hace una sesión hoy y se cobra la semana que viene, o se cobra un adelanto antes de empezar, o se hacen cuatro sesiones y se paga al final. Si el registro asume que servicio y pago son lo mismo, todos esos casos quedan mal anotados.

Separarlos resuelve además un caso que confunde a todos: el abono a cuenta. El paciente deja cincuenta dólares antes de empezar el tratamiento. Eso es un abono sin servicio asociado todavía. Con dos registros distintos se anota sin problema y queda como saldo a favor.

Lo que se registra mal no se corrige encima

Acá hay una regla que parece burocrática y es la que hace que el arqueo de caja cuadre: un cobro registrado no se edita.

Si alguien cargó 80 dólares donde eran 60, la corrección no es abrir el registro y cambiar el número. Es anular el movimiento con un motivo y registrar el correcto. Los dos quedan visibles.

La diferencia importa cuando hay más de una persona cobrando. Con edición libre, el total de ayer puede cambiar hoy sin que nadie sepa por qué, y cuando la caja no cuadra no hay forma de reconstruir qué pasó. Con anulación y motivo, siempre se puede.

El día que dos personas distintas cobran en un consultorio, la edición libre de los registros deja de ser una comodidad y pasa a ser el motivo por el que nadie se hace responsable del descuadre.

El pago mixto, que siempre se registra mal

Un caso cotidiano que casi todos los consultorios anotan como si fuera otra cosa: el paciente paga una parte en efectivo y otra con tarjeta.

Lo que suele hacerse es registrar el total con un solo método, generalmente el mayor. Es rápido y descuadra el arqueo: al final del día el efectivo contado no coincide con el efectivo registrado, y nadie sabe si falta plata o si fue un error de carga.

La forma correcta es registrar el pago con sus dos partes y sus dos métodos. Si el sistema no lo permite, la alternativa es registrar dos abonos separados el mismo día. Menos elegante, igual de exacto.

Vale la pena revisarlo: si en su consultorio nunca aparecen pagos mixtos, es probable que se estén registrando así, con un método único.

Cuándo el valor sale del catálogo

Anotar el valor a mano en cada servicio funciona con pocos procedimientos y se rompe con muchos. Aparecen dos problemas: se cobra distinto a distintos pacientes sin querer, y nadie puede saber cuánto se produjo por tipo de tratamiento.

Tener un catálogo de servicios con su precio resuelve las dos cosas. Al registrar, se elige el procedimiento y el valor viene solo, con la posibilidad de ajustarlo cuando corresponda.

El catálogo además es lo que después permite facturar: los renglones de la factura salen de ahí, con su tarifa de IVA por servicio. Si el catálogo no existe, alguien va a escribir a mano cada renglón de cada factura.

Quién puede cobrar y quién puede anular

Una distinción que conviene definir desde el primer día, aunque el consultorio sea chico: registrar un cobro y anularlo no son el mismo permiso.

Registrar lo hace quien atiende la caja, que puede ser recepción o la asistente. Anular debería requerir a quien administra, porque una anulación cambia números ya cerrados. Cuando cualquiera puede anular, el rastro que la anulación debía dejar pierde sentido: un error se puede tapar sin que nadie se entere.

En un consultorio de una sola persona esto parece burocracia. Deja de parecerlo el día que entra alguien nuevo. Y es mucho más fácil definirlo al empezar que rehacerlo después, cuando ya hay tres personas acostumbradas a corregir lo que sea.

Lo mismo aplica al descuento: conviene que registrar un valor por debajo del catálogo quede identificado con quién lo autorizó. No por desconfianza, sino porque a fin de mes la diferencia entre lo que debió facturarse y lo que se facturó tiene que poder explicarse.

Los tres números del cierre de mes

Con servicios y abonos separados, el cierre de mes son tres consultas:

1. Producción: la suma de los servicios realizados en el mes. Es cuánto trabajó el consultorio.
2. Cobrado: la suma de los abonos del mes. Es cuánto entró.
3. Saldo de pacientes activos: la resta acumulada. Es la cartera.

Producción y cobrado no tienen por qué coincidir, y de hecho casi nunca coinciden. Lo que importa es la tendencia: si la producción crece y lo cobrado se queda quieto varios meses seguidos, la cartera está creciendo y hay que mirarla.

Si ese es su caso, cómo recuperar la cartera vencida trata qué hacer con las deudas que ya se acumularon, y la facturación electrónica explica cómo se apoya sobre estos registros.

Preguntas frecuentes

¿Debo registrar el servicio aunque el paciente no haya pagado?

Sí, y es justamente el punto. El servicio se registra el día que se realiza, tenga pago o no. Si solo se anota lo cobrado, el saldo del paciente queda en cero y la deuda desaparece del registro.

¿Cómo anoto un descuento?

Como parte del servicio, con el valor final y el motivo del descuento. Anotar el precio de lista y después «perdonar» la diferencia sin registrarla deja un saldo que nadie va a cobrar y ensucia la cartera.

¿Qué hago con un paciente que paga por adelantado?

Regístrelo como abono, sin servicio asociado. Queda como saldo a favor y se va consumiendo a medida que se realizan los tratamientos. Es el mismo mecanismo, solo que el saldo arranca del otro lado.

¿Es necesario cerrar la caja todos los días?

Conviene. Contar el efectivo y compararlo con lo registrado toma pocos minutos y detecta los errores el mismo día, cuando todavía alguien recuerda qué pasó. A fin de mes, un descuadre de hace tres semanas ya no se reconstruye.